¿Cuánto dinero necesitas para iniciar un negocio? Cálculos para un pequeño negocio.
Una de las primeras preguntas que aparecen al comenzar un negocio es cuánto dinero necesitamos para hacerlo.
La realidad es que conocer cuánto cuesta abrir no es suficiente. También necesitamos determinar cuánto costará operar, cuánto tendremos que vender y cuánto efectivo necesitaremos mientras el negocio empieza a generar recursos.
Entonces, ¿cuánto dinero necesito para empezar un pequeño negocio?
La respuesta rápida suele consistir en hacer una lista:
Computadora: $20,000.
Herramientas: $30,000.
Inventario inicial: $50,000.
Adecuaciones: $40,000.
Total: $140,000.
Listo. Necesitamos $140,000 para iniciar. ¿O no?
El problema es que conocer cuánto cuesta abrir un negocio no necesariamente nos dice cuánto dinero necesitamos para mantenerlo funcionando. Después de abrir tendremos que pagar renta, nómina, servicios, publicidad, proveedores, impuestos y muchos otros gastos.
Y probablemente tendremos que hacerlo antes de que las ventas sean suficientes para cubrirlos. Por eso, antes de invertir te invito a responder por lo menos estas cinco preguntas:
¿Cuánto cuesta comenzar?
¿Cuánto cuesta operar cada mes?
¿Cuánto ganamos realmente con cada venta?
¿Cuánto necesitamos vender para no perder dinero?
¿Cuánto efectivo necesitamos mientras llegamos hasta ese punto?
Y esta guía busca precisamente eso: decirte que calcular, cómo hacerlo y para que te sirve.
Paso 1. Calcula tu inversión inicial
La inversión inicial reúne los recursos que necesitamos para poner el negocio en condiciones de comenzar a operar.
Dependiendo del negocio que vayas a empezar, puede incluir:
Maquinaria y herramientas;
Mobiliario;
Equipo de cómputo;
Adecuaciones del local;
Permisos y licencias;
Depósitos (de renta, de uso de equipo, etc.);
Desarrollo de una página web;
Inventario inicial;
Software;
Gastos de constitución;
Materiales iniciales.
¿Esto es necesario para todos? NO. Pero es lo que he visto a lo largo del tiempo que un dueño de pequeños negocios llega a comprar para su recien iniciada empresa.
Bien, para empezar podemos hacer una fórmula muy sencilla:
Inversión inicial = activos + gastos pre-operativos + inventario inicial
Supongamos que queremos comenzar un pequeño negocio dedicado a fabricar bancos de madera.
De manera general, necesitarás:
Concepto | Inversión |
Herramientas y equipo | $50,000 |
Adecuación del espacio | $20,000 |
Equipo administrativo | $10,000 |
Inventario inicial | $15,000 |
Gastos de apertura | $5,000 |
Total | $100,000 |
¡Super! Ya tienes una idea de por dónde empezar. Con esta lista podríamos concluir:
Necesito $100,000 para iniciar mi negocio.
Pero todavía nos falta una parte importante. Esos $100,000 nos permiten abrir.
No necesariamente nos permiten operar...
Paso 2. Identifica costos fijos y variables
Ahora necesitamos entender cuánto cuesta mantener funcionando el negocio. Para hacerlo, comencemos separando nuestros costos en dos grandes grupos.
Costos fijos
Son aquellos que, dentro de cierto rango de actividad, tendremos que cubrir aunque vendamos poco o incluso nada durante el periodo. Por ejemplo:
Costos fijos mensuales | Importe (en mxn) |
Renta | $12,000 |
Sueldos administrativos | $18,000 |
Servicios | $4,000 |
Software y telefonía | $2,000 |
Publicidad | $4,000 |
Total | $40,000 |
Tenemos entonces Costos fijos mensuales = $40,000
Ahora vayamos al segundo gran grupo: los costos variables.
Costos variables
Son aquellos que cambian de acuerdo con nuestro volumen de producción o ventas.
En nuestro banco de madera podríamos necesitar:
Concepto por banco (costo unitario) | Costo (en mxn) |
Madera | $180 |
Tornillería y consumibles | $30 |
Acabado | $40 |
Empaque | $20 |
Otros costos variables | $30 |
Total | $300 |
Cada banco que producimos tiene entonces un costo variable de $300 pesos
Excelente, ya sé cuánto me va a costar producir una unidad de lo que venda con los costos variables, y después añadiendo costos fijos, sabré cuánto necesito vender y en que precio para lograr tener una operación rentable, es decir, ganar dinero en lugar de perderlo.
Paso 3. Calcula tu margen de contribución
Supongamos que podemos vender nuestro banco en $500 mxn
Y como lo vimos en el paso 2, producir cada unidad nos cuesta $300 mxn. Eso significa que después de cubrir los costos variables nos quedan $200 mxn.
A esos $200 podemos llamarlos margen de contribución unitario.
La fórmula es:
Margen de contribución = Precio de venta − Costo variable unitario
En el ejemplo que hemos estado trabajado, entenderemos entonces que: $500 − $300 = $200 mxn.
Ahora cuidado, mi querido lector. Esto no significa que ganamos $200 por banco.
Esos $200 todavía tienen trabajo que hacer. Tienen que ayudarnos a pagar los $40,000 mensuales de costos fijos que calculamos anteriormente. Solamente después de cubrir esos costos comenzaremos a generar utilidad operativa.
Y eso nos lleva a una pregunta mucho más interesante: ¿Cuántos bancos necesitamos vender para dejar de perder dinero?
Paso 4. Calcula tu punto de equilibrio
El punto de equilibrio nos ayuda a estimar el volumen de ventas en el cual nuestros ingresos cubren los costos considerados en el cálculo, sin generar todavía utilidad ni pérdida.
Para calcularlo en unidades podemos utilizar:
Punto de equilibrio = Costos fijos ÷ Margen de contribución unitario.
En nuestro negociode ejemplo: $40,000 ÷ $200 = 200 bancos
Bien!! Hasta este momento sabemos que necesitamos vender aproximadamente:
200 bancos al mes para cubrir nuestros costos bajo estos supuestos.
Nacional Financiera explica precisamente el punto de equilibrio a partir de esta relación: la contribución marginal debe alcanzar para cubrir los costos y gastos fijos; al dividir éstos entre la contribución marginal unitaria podemos determinar el punto de equilibrio en unidades.
Pero aquí es donde las tablas y los cálculos con Excel termina y comienza el negocio. Porque en papel necesitemos vender 200 unidades, eso no significa que podamos hacerlo.
Con lo que tenemos ahora deberemos plantearnos dos preguntas:
¿Podemos fabricar 200 bancos?
Si nuestra capacidad máxima es de 120 bancos mensuales, tenemos un problema: Nuestro punto de equilibrio está fuera de nuestra capacidad productiva.
Y aunque podamos fabricarlos,
¿Podemos vender 200 bancos?
Porque una fábrica capaz de producir 200 unidades no sirve de mucho si el mercado solamente está dispuesto a comprar 80.
A este punto, calcular el equilibrio no debe utilizarse únicamente como un resultado financiero. Si somos una empresa que solo se dedicara a vender "bancos de madera", este cálculo también funciona como una prueba de realidad para nuestro modelo de negocio.
Si necesitamos vender una cantidad que nuestra capacidad o nuestro mercado difícilmente pueden soportar, quizá necesitemos modificar tener un diferente acercamiento al problema. Puede ser analizndo el precio, reducien el costo, cambiar nuestra estructura o incluso replantear la idea antes de invertir.
Paso 5. Calcula el capital necesario para operar.
Estamos frente a uno de los errores en los que más veces caemos al momento de comenzar un negocio.
Regresemos a nuestros números.
Calculamos que necesitábamos $100,000 mxn de inversión inicial.
¿Entonces necesitamos $100,000 para iniciar? No necesariamente.
Supongamos que abrimos el negocio el primero de Enero.
✓ Tenemos herramientas.
✓ Tenemos inventario.
✓ Tenemos instalaciones.
✓ Estamos listos para vender.
Pero durante enero vendemos solamente 60 bancos; en febrero vendemos 100; en marzo, 150 y no alcanzamos las 200 unidades mensuales de nuestro ejemplo hasta algunos meses después.
Mientras eso sucede, la renta sigue llegando; los servicios siguen llegando; la nómina sigue llegando; los proveedores quieren cobrar.
Y nosotros necesitamos dinero en efectivo para continuar operando.
Por eso debemos distinguir entre dos conceptos:
Dinero para abrir
Es la inversión necesaria para poner el negocio en condiciones de comenzar.
Dinero para operar
Es el efectivo que necesitaremos para financiar la operación mientras los cobros generados por el negocio todavía no sean suficientes para cubrir sus salidas de efectivo.
Esta segunda cantidad dependerá de nuestra situación.
Por ejemplo, si estimáramos que durante los primeros meses tendremos déficits de efectivo por:
Mes | Unidades | Ventas | Costos variables | Margen contribución | Costos fijos | Resultado |
Enero | 60 | $30,000 | $18,000 | $12,000 | $40,000 | -$28,000 |
Febrero | 100 | $50,000 | $30,000 | $20,000 | $40,000 | -$20,000 |
Marzo | 150 | $75,000 | $45,000 | $30,000 | $40,000 | -$10,000 |
Abril | 200 | $100,000 | $60,000 | $40,000 | $40,000 | $0 |
Necesitaríamos contemplar recursos adicionales para soportar este periodo.
Aquí es donde un flujo de efectivo proyectado resulta mucho más útil que simplemente preguntar cuánto cuesta abrir.
Porque una empresa puede ser rentable sobre el papel y aun así quedarse sin efectivo.
Entonces, ¿cuánto dinero necesitas realmente?
Ya podemos construir una respuesta mucho más completa.
No te planetees solamente: ¿Cuánto cuesta poner mi negocio?
Te invitaría a responderte esta pregunta: ¿Cuánto capital necesito para ponerlo en marcha y sostener su operación hasta que pueda generar suficiente efectivo?
Podemos expresarlo, de manera simplificada, así:
Capital necesario ≈ inversión inicial + necesidad de efectivo para la operación + reserva para contingencias
Claro que la cantidad será diferente para cada negocio. Y eso es precisamente lo importante: No existe una cifra mágica para emprender.
Existe una cifra que corresponde a tu modelo de negocio, tus costos, tus precios, tu capacidad y tus expectativas de ventas.
No cuesta lo mismo iniciar un comercio, un servicio o una pequeña industria
Imaginemos que tres emprendedores tienen disponibles los mismos $200,000 mxn
Los tres podrían decir:
“Tengo $200,000 para emprender”. Pero esos $200,000 van a significar cosas completamente diferentes al momento de operar dependiendo del negocio.
Si piensas abrir un Comercio
Una parte importante podría destinarse al inventario inicial, mobiliario, depósito de renta, punto de venta y capital para reponer mercancía.
El reto no será únicamente comprar productos. Será lograr que el inventario rote suficientemente rápido y que las ventas generen efectivo antes de que tengamos que volver a comprar.
Servicios
Probablemente necesitemos menos maquinaria e inventario.
Eso no significa que podamos olvidarnos del capital.
Podemos necesitar equipo, software, publicidad y, sobre todo, recursos para cubrir nuestros gastos personales y empresariales mientras construimos una cartera de clientes.
Industria manufacturera
Aquí los $200,000 podrían desaparecer sorprendentemente rápido.
Este tipo de empresas requieren de maquinaria, herramientas, instalaciones, seguridad, energía, personal y pruebas para convertir la materia prima en un producto vendible.
Tener este tipo de inversiones, pueden absorber una parte importante del capital antes de vender la primera unidad.
Y además aparece otro problema, que es el de capacidad.
Podemos tener demanda suficiente y aun así no contar con los recursos productivos necesarios para atenderla.
En el caso de las empresas que se dedican a la manufactura, en lugar de plantear la pregunta “¿Qué negocio puedo poner con $200,000?”, será más productivo preguntarse “¿Qué modelo de negocio puedo poner en marcha y sostener con $200,000?”
La diferencia en el planteamiento podría parecer pequeña, pero en realidad financiera no lo es.
Para recapitular:
Haz estos cinco cálculos antes de invertir
Antes de comprometer tus ahorros, pedir un préstamo o comprar la primera máquina, intenta tener al menos una estimación de:
Inversión inicial
¿Cuánto dinero necesitas para estar listo para comenzar?
Costos fijos mensuales
¿Cuánto dinero tendrás que pagar independientemente de lo que cobres mes a mes?
Costo variable y margen de contribución
¿Cuánto dinero de cada venta queda disponible para cubrir costos fijos y posteriormente generar utilidad?
Punto de equilibrio
¿Cuántas unidades o cuánto necesitas vender para cubrir tus costos bajo los supuestos utilizados?
Flujo de efectivo
¿Cuánto dinero necesitarás mientras tus entradas de efectivo todavía no sean suficientes para cubrir las salidas?
OJO: No necesitas que las estimaciones sean perfectas.
De hecho, probablemente no lo serán. Estás intentando pronosticar un negocio que todavía no existe.
Lo importante es hacer explícitos tus supuestos, porque entonces puedes probarlos.
Una hoja de cálculo no puede decirte si tu negocio funcionará
Puede decirte algo diferente y, en esta etapa, posiblemente más valioso: qué tendría que suceder para que funcione.
Si necesitas vender 200 unidades al mes, ahora te has planteado una hipótesis que investigar.
Si necesitas producir 200 unidades, tienes una capacidad que validar.
Si necesitas $300,000 para soportar los primeros seis meses y solamente tienes $200,000, encontraste un problema antes de gastar el dinero.
Y encontrar un problema antes de invertir suele ser bastante más barato que descubrirlo después.
Te comparto que el INEGI incluso incorpora este tipo de información en sus estudios empresariales: la ENAPROCE preguntó a los negocios por la inversión con la que iniciaron y por prácticas como calcular costos, conocer pérdidas y ganancias e identificar ingresos y gastos.
Quiero dejarte con esta última reflexión:
Los números no eliminan el riesgo de emprender, pero pueden ayudarnos a dejar de emprender a ciegas.
¿Tienes una idea de negocio que quieres probar? ¡Mándanosla!
Cada semana elegiremos una alternativa al azar para desglosarla y ayudarte a identificar por dónde podrías empezar.
Porque antes de preguntarnos si una idea nos emociona, también conviene preguntarnos:
¿Los números tienen sentido para un pequeño negocio?
Ese puede ser el primer paso para transformar una idea en un negocio viable.
Está bueno, pero si yo quiero hacer una empresa que ofrezca solo servicios contables, apoco voy a aplicar lo mismo?